6 astuces pour améliorer la gestion de votre PME
Vous êtes prêt à voir votre entreprise grandir et évoluer? À cette étape de votre parcours d’affaires, vous bénéficierez sans aucun doute d’une révision de vos différents outils et procédures de gestion.
Après tout, si votre entreprise évolue, vos outils et techniques devraient évoluer en même temps et s’adapter à vos besoins changeants. Ces mises à jour de vos processus quotidiens vous permettront d’améliorer la gestion de votre entreprise et également de favoriser sa croissance pour les années à venir.
1- Choisir les bons outils de gestion
À première vue, Excel peut sembler être un bon choix pour gérer votre comptabilité. Étant donné le faible coût du logiciel et son interface familière, c’est l’outil que plusieurs nouveaux entrepreneurs choisissent. Mais détrompez-vous, choisir Excel pour faire votre comptabilité n’est pas une bonne décision d’affaires.
Les avantages de cet outil sont très limités lorsqu’il s’agit de la gestion comptable de votre entreprise. Par exemple, les normes fiscales et les pratiques comptables changent et un logiciel peut s’adapter à ces changements, contrairement à Excel. De plus, les risques d’erreurs sont moins importants avec un logiciel qui ne vous laisse pas utiliser deux fois le même numéro de facture, ou faire une écriture qui ne balance pas. Pour ces raisons, Excel est rarement la meilleure option.
Avec le bon logiciel, vous découvrirez plusieurs solutions qu’Excel ne peut tout simplement pas vous offrir, qui rendront la gestion de votre comptabilité plus facile et qui limiteront grandement les risques d’erreurs.
2- Faire le maximum pour éviter les erreurs d’inventaire
Si l’utilisation d’Excel peut vous causer toutes sortes de problèmes pour votre comptabilité, c’est aussi le cas pour votre inventaire. Nous n’avons franchement rien contre Excel. Au contraire! C’est un outil généraliste d’une très grande utilité. Mais, comme n’importe quel outil généraliste, pour les usages spécifiques comme la gestion d’inventaire, il n’arrive pas à la cheville d’un outil spécialisé conçu expressément pour cette tâche.
Utilisez-vous encore un fichier Excel pour gérer votre inventaire? Si oui, ne vous en faites pas, vous n’êtes pas seul. Il s’agit d’une des 5 erreurs de gestion d’inventaire qu’on voit encore (trop) fréquemment.
Des trucs simples et peu coûteux peuvent être mis en place afin de rester efficace et éviter les pertes et erreurs le plus possible :
- Un bon système de SKU/UGS;
- De bonnes procédures de décompte des marchandises reçues;
- Un système de gestion d’inventaire adapté aux besoins de votre entreprise;
Une gestion saine de votre inventaire vous aidera non seulement à limiter les erreurs et les pertes, mais également à protéger vos revenus, par exemple en évitant de perdre des ventes causées par des ruptures de stock.
3- Optimiser votre facturation: une démarche qui paie rapidement
Vos clients ne paient pas toujours leurs factures à temps? Les solutions miracles n’existent pas, mais vous pouvez favoriser le paiement rapide de vos factures en mettant en place des mesures pour facturer plus efficacement.
Avec un bon processus de facturation, vous pourrez créer et envoyer vos factures plus rapidement, donc vous faire payer plus rapidement aussi. Vous pouvez réduire le plus possible les retards d’entrées d’argent en employant de bonnes pratiques : établir clairement vos termes de paiement avec vos clients, bien numéroter vos factures, effectuer un suivi serré, etc.
4- Exploiter votre logiciel comptable au maximum (et reconnaître quand il est temps de le changer)
Vous avez fait l’acquisition d’un logiciel comptable? Ne le laissez pas dormir!
De nos jours, même les logiciels comptables les plus simples sont chargés de technologie visant à faciliter, accélérer et solidifier vos processus de gestion. Par exemple, plusieurs de vos opérations comptables peuvent être automatisées. Assurez-vous de bien comprendre le fonctionnement de votre logiciel afin d’exploiter tout son potentiel!
Votre entreprise et vos besoins de gestion évolueront au fil du temps et, éventuellement, le logiciel que vous avez choisi à vos débuts ne conviendra peut-être plus. Il est important de rester à jour afin de ne pas nuire à vos opérations.
La rapidité de votre logiciel, la facilité d’utilisation ainsi que les limites techniques du logiciel sont quelques-uns des signes à surveiller pour savoir à quel moment il sera temps de remplacer votre logiciel de gestion.
5- Améliorer vos ventes et les communications avec vos clients en utilisant un CRM
Les relations que vous entretenez avec vos clients définissent votre entreprise. Ces relations doivent rester une priorité tout au long de l’évolution de votre entreprise et rester au coeur de vos opérations quotidiennes. Pourquoi?
Vous avez très probablement différents types de clients qui ont différents types de besoins et d’attentes par rapport au service que vous leur offrez. Gérer manuellement toutes les données qui se rattachent à cela est une mission impossible.
Une bonne gestion de relation client implique de garder à jour le dossier de tous vos clients (des plus anciens aux plus récents), créer et envoyer des communications personnalisées, gérer un calendrier d’événements, faire des suivis durant ou à la suite d’une transaction, et plus encore.
C’est vrai pour vos clients actuels, mais c’est d’autant plus vrai pour vos clients potentiels : la qualité du suivi que vous faites auprès de vos prospects peut faire toute la différence entre une vente perdue et une vente gagnée.
Est-ce vraiment possible de réaliser toutes ces tâches sur une base régulière? La réponse est oui. En possédant des superpouvoirs. Ou, encore mieux, en utilisant ce qui se rapproche le plus d’un superpouvoir pour la gestion de la relation client : un logiciel CRM.
Les logiciels de gestion de la relation client (ou CRM) font partie des outils indispensables pour les entreprises de toute grandeur. Un bon CRM vous permettra de garder vos données à jour et même de réaliser des prévisions de ventes. Implanter un CRM est assurément une des meilleures décisions que vous pouvez prendre pour votre entreprise.
6- Tirer profit des technologies mobiles
L’émergence des technologies mobiles a bénéficié à plusieurs domaines d’affaires. Les technologies mobiles peuvent vous aider à augmenter votre productivité, à rester en contact avec votre équipe et à faire des suivis en temps réel lors de l’exécution de différentes opérations à distance.
Souvent présentée sous forme d’application, la technologie mobile peut vous faire économiser du papier en accélérant votre processus de facturation et paiement, et en facilitant la gestion de votre inventaire. Par exemple, les applications mobiles facilitent déjà grandement le travail des techniciens sur la route et ont un impact positif sur la rentabilité des entreprises qui utilisent ces nouvelles technologies. Essayez-le, vous ne pourrez plus vous en passer!
